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1. Objeto incidência e incorporação
1.1. Estes Termos disciplinam a configuração, captura, importação, gravação, transcrição, diarização, identificação de falante, resumo, análise, pontuação, compartilhamento e exclusão de reuniões, chamadas e respectivos artefatos no Serviço Aivyro.
1.2. O documento integra os Termos de Serviço B2B e aplica-se somente às capacidades expressamente habilitadas no Pedido, observados o DPA, os Termos de IA, a Política de Dados Sensíveis, a Política de Retenção e o Anexo Territorial pertinente.
1.3. A mera existência de controle técnico, botão, automação, integração, importação ou rota de acesso não constitui autorização jurídica para gravar, não comprova consentimento e não substitui a análise das pessoas, locais, canais, finalidades e leis envolvidas.
1.4. Em conflito, prevalecerão a lei inderrogável, o instrumento específico que imponha proteção superior, o Pedido, o DPA e o Anexo Territorial, sem que estes Termos reduzam direito que não possa ser validamente afastado.
1.5. Cada Cliente deverá manter procedimento documentado de habilitação por organização, equipe, usuário, país, estado, província, setor e modalidade de reunião, sendo vedada a ativação global por conveniência quando os pressupostos jurídicos variarem.
2. Definições e separação de operações
2.1. Gravação significa a fixação de áudio, vídeo, tela, chat ou outro conteúdo de comunicação; Transcrição significa a conversão de fala ou mídia em texto; Artefato Derivado significa resumo, tópico, ação, score, embedding, vetor, anotação ou inferência produzida a partir desse conteúdo.
2.2. Captura Nativa é a obtida do provedor de conferência, calendário, telefonia ou canal conectado; Captura Assistida é a realizada por bot, agente ou componente que ingressa na reunião; Importação é o envio posterior de arquivo pelo Cliente ou por integração autorizada.
2.3. Diarização separa segmentos de fala; Atribuição de Falante associa segmento a pessoa, papel ou identidade; Voiceprint é representação biométrica ou modelo de voz utilizado ou apto a ser utilizado para reconhecer, verificar ou distinguir pessoa natural.
2.4. Aviso, consentimento, base legal, autorização contratual, permissão do provedor e preferência de produto são conceitos distintos; a presença de um não supre automaticamente os demais nem legitima finalidade incompatível.
2.5. Metadados de reunião, política de captura, logs de decisão, estado de processamento, checksum, proveniência, confiança de atribuição e trilha de acesso constituem classes próprias de informação e poderão ter finalidade e retenção diferentes da mídia original.
3. Papéis e responsabilidade compartilhada
3.1. Quando a Aivyro tratar conteúdo de reunião segundo instrução documentada do Cliente, atuará como operadora ou prestadora equivalente nos limites do DPA; o Cliente permanecerá controlador ou responsável por finalidade, participantes, base, transparência, acesso e conservação.
3.2. A Aivyro responderá pelos controles, subprocessadores, segurança e instruções que estejam sob sua efetiva determinação, não podendo transferir ao Cliente falha própria de desenho, uso incompatível declarado, tratamento autônomo ou descumprimento de obrigação legal diretamente aplicável.
3.3. O Cliente responderá pela decisão de convocar, gravar, importar, analisar, compartilhar ou conservar conteúdo, pela licitude da relação com os participantes e pela obtenção de autorizações de empregadores, clientes, consumidores ou terceiros quando exigidas.
3.4. Usuário que ativa gravação em nome do Cliente declara possuir poderes e instruções internas suficientes; a Aivyro poderá exigir confirmação administrativa, finalidade, território, texto de aviso ou evidência adicional sem que essa validação se converta em parecer sobre o caso concreto.
3.5. Quando cada parte determinar finalidades próprias, inclusive segurança, prevenção de abuso, cobrança, defesa de direitos ou cumprimento legal, os papéis e bases deverão ser avaliados separadamente, vedada a ficção de responsabilidade única contrária aos fatos.
4. Matriz territorial de consentimento e autorização
4.1. Antes da habilitação, o Cliente identificará local razoavelmente previsível do organizador, anfitrião, usuários e participantes, a natureza da comunicação e eventual regra setorial, trabalhista, consumerista, profissional, de telecomunicações, vigilância ou biometria.
4.2. Nos Estados Unidos, o Cliente não poderá tratar a regra federal como autorização universal quando lei estadual exigir consentimento de todas as partes, restringir comunicação confidencial ou impor dever adicional; Califórnia, Flórida e outros estados exigem análise própria.
4.3. No Brasil, a avaliação deverá abranger LGPD, direitos da personalidade, sigilo, confidencialidade, contexto laboral e expectativa legítima dos participantes, inclusive quando a gravação por um interlocutor puder ser admitida para finalidade probatória distinta.
4.4. Canadá, México, Colômbia, Chile, Argentina, Costa Rica, Panamá e demais territórios somente poderão ser habilitados conforme o Anexo Territorial, instrumento aplicável e validação local exigida, sem presunção de equivalência entre consentimento, interesse legítimo, execução contratual ou autorização regulatória.
4.5. Quando a localização relevante for desconhecida, mutável ou envolver participantes de múltiplas jurisdições, o Cliente adotará o padrão protetivo mais elevado razoavelmente aplicável, obterá consentimento afirmativo quando necessário ou deixará de realizar a captura.
5. Aviso transparência e prova
5.1. O aviso deverá ser apresentado antes ou no início da captura, em linguagem compatível com o público, identificando responsável, existência da gravação ou transcrição, finalidades materiais, acesso, compartilhamento, retenção ou local de consulta e meio de recusa ou exercício de direitos.
5.2. Sinal sonoro, banner, mensagem de calendário, anúncio verbal, aviso do provedor ou texto contratual poderá compor a transparência, mas somente será suficiente quando adequado ao contexto e às exigências aplicáveis; silêncio, permanência ou uso do link não serão presumidos como consentimento quando a lei exigir manifestação inequívoca.
5.3. O Cliente conservará prova proporcional do texto, versão, momento, canal, participantes alcançados, resposta e eventual retirada; log de configuração demonstra estado técnico, mas não prova por si só que cada participante percebeu ou aceitou o aviso.
5.4. Se participante ingressar após o aviso, mudar de dispositivo, telefonar por canal alternativo ou estiver sujeito a necessidade de acessibilidade, o Cliente deverá repetir ou adaptar a informação quando necessário para preservar transparência efetiva.
5.5. A Aivyro poderá disponibilizar modelos e campos de aviso, sem assumir que o texto padrão satisfaz profissão, setor, sindicato, contrato, país, estado, província, idioma, menoridade, capacidade ou expectativa de confidencialidade do caso concreto.
6. Configuração e ausência de validação jurídica automática
6.1. Políticas de gravação poderão considerar calendário, anfitrião, convidados externos, plataforma, duração, domínio, palavra de título, escolha por reunião e outras condições técnicas, mas tais critérios não equivalem a base legal nem substituem o procedimento do Cliente.
6.2. Uma prévia que indique que determinada reunião será ou não gravada descreve o efeito esperado das regras salvas naquele momento; alterações de agenda, provedor, permissão, conectividade, ingresso, política ou decisão do usuário poderão modificar o resultado.
6.3. A ausência de confirmação automática do aviso não impede necessariamente a captura e não constitui declaração de licitude. O Cliente que optar por esse desenho assume o dever de executar e provar o procedimento jurídico correspondente, ressalvados os deveres próprios da Aivyro.
6.4. Escolha individual de não gravar deverá prevalecer sobre política automática quando registrada pelo Serviço; escolha individual de gravar continuará sujeita a aviso, autorização, acesso e retenção, não sendo saneada pela prioridade técnica conferida ao usuário.
6.5. A Aivyro poderá bloquear, limitar ou exigir etapa adicional para território, categoria, organização, provedor ou risco específico, mas a inexistência desse bloqueio não será interpretada como aprovação jurídica, certificação ou renúncia a enforcement posterior.
7. Modalidades de captura e provedores
7.1. A captura poderá depender de Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, telefonia, calendário, armazenamento, bot ou outro provedor identificado no Catálogo e no Pedido; cada dependência permanecerá sujeita a conta, licença, permissão, política, disponibilidade e termos próprios.
7.2. Captura nativa ou download de gravação do provedor não transfere à Aivyro a responsabilidade pelo funcionamento, aviso ou licença do terceiro, nem autoriza a Aivyro a acessar reuniões diferentes das habilitadas pelo Cliente.
7.3. Captura assistida que ingresse na reunião deverá apresentar identidade e comportamento compatíveis com a configuração e o provedor, sem ocultação deliberada que induza participante a acreditar que não há processamento quando a divulgação for exigida.
7.4. O Cliente deverá validar quem é anfitrião, titular da conta, proprietário do arquivo e autorizado a conceder acesso; participação na reunião, recebimento de convite ou domínio corporativo comum não demonstra propriedade ou poder de disponibilização.
7.5. Falha de ingresso, admissão, mídia, permissão, sincronização, webhook ou processamento poderá produzir gravação incompleta, duplicada ou inexistente; o Serviço deverá indicar o estado conhecido e não poderá apresentar captura não confirmada como completa.
8. Importação e conteúdo preexistente
8.1. O Cliente somente importará arquivo que esteja autorizado a possuir, tratar e disponibilizar à Aivyro, mantendo a origem, o contexto, a finalidade, a data e os participantes necessários para interpretar o conteúdo e responder a direitos.
8.2. A aceitação técnica de arquivo de áudio ou vídeo, inclusive por URL temporária e processamento assíncrono, não valida formato jurídico, consentimento, autenticidade, integridade, cadeia de custódia ou admissibilidade probatória.
8.3. Arquivo importado seguirá, salvo identificação em contrário, a mesma governança de acesso, transcrição, análise, retenção e exclusão aplicável à captura originada pelo Serviço, sem apagar obrigações ou restrições anteriores à importação.
8.4. O Cliente não importará gravação obtida por interceptação ilícita, vigilância clandestina, violação de sigilo, acesso não autorizado, fraude, deepfake malicioso ou outro meio incompatível com estes Termos e a Política de Uso Aceitável.
8.5. Limites de tamanho, tipo, duração, qualidade, codec, prazo do upload e capacidade de processamento serão técnicos e poderão variar; eventual aceite inicial não garante transcrição, diarização, análise ou recuperação integral.
9. Transcrição diarização e atribuição
9.1. Transcrição e diarização são resultados probabilísticos e podem conter omissões, trocas, erros de idioma, pontuação, nomes, números, intenção, falante ou tempo; o Cliente deverá revisar conteúdo relevante antes de uso externo, decisão ou registro definitivo.
9.2. Atribuição de falante deverá indicar quando for verificada, inferida, pendente de revisão ou desconhecida, preservando, quando disponível, método, versão e confiança; inferência não será apresentada como identificação certa.
9.3. Correção feita por usuário autorizado deverá manter, quando necessário, trilha de alteração e não poderá ser usada para falsificar declaração, suprimir contexto material ou imputar fala a pessoa diversa.
9.4. O Cliente deverá distinguir transcrição literal, resumo, nota estruturada e interpretação; nenhum artefato derivado substitui o original para finalidade probatória, regulatória ou profissional quando a completude e o contexto forem relevantes.
9.5. Conteúdo de baixa qualidade, sobreposição de vozes, ruído, sotaque, tradução, silêncio ou falha de captação deverá receber tratamento compatível com sua incerteza, inclusive revisão humana, repetição, abstenção ou exclusão do resultado.
10. Resumos análises coaching e scores
10.1. Resumos, tópicos, ações, sentimentos, indicadores, scorecards, coaching, avaliação de metodologia e vínculo com oportunidade são inferências auxiliares, não reprodução integral nem conclusão jurídica, trabalhista, médica, financeira ou de desempenho individual.
10.2. O Cliente definirá finalidade, critérios, audiência, revisão e contestação de cada análise, evitando uso oculto ou desproporcional para monitorar trabalhadores, discriminar pessoas, avaliar emoção, inferir atributo sensível ou produzir efeito significativo sem salvaguarda adequada.
10.3. Saída deverá manter, quando tecnicamente disponível, vínculo com evidência, versão, proveniência e confiança, permitindo que usuário qualificado confronte a inferência com a gravação, transcrição ou contexto autorizado.
10.4. A Aivyro não garante exatidão, completude, neutralidade, explicabilidade universal, venda, conversão ou aderência metodológica; erro conhecido, ausência de evidência ou baixa confiança deverá impedir apresentação como fato confirmado.
10.5. Uso de gravação ou transcrição para treinar, calibrar ou avaliar modelo compartilhado entre clientes somente ocorrerá mediante base, transparência e autorização específica previstas nos Termos de IA, não decorrendo da simples contratação da captura.
11. Voiceprints biometria e clonagem de voz
11.1. Voiceprint vinculado a pessoa natural poderá constituir dado biométrico e sensível; sua criação dependerá de finalidade específica, necessidade demonstrada, base adequada, aviso destacado, consentimento quando exigido, retenção própria e controles de revogação e exclusão.
11.2. O estado de enrollment deverá distinguir ausência, consentimento pendente, captura, processamento, qualidade insuficiente, ativação, desatualização, revogação e exclusão, sem expor template biométrico, amostra, provedor ou material de similaridade além do necessário.
11.3. Revogação deverá impedir novo uso para reconhecimento conforme o alcance técnico aplicável e iniciar destinação do template e amostras, ressalvado registro mínimo de auditoria ou preservação legal; a revogação não reescreve resultados legitimamente produzidos antes dela.
11.4. Voiceprint não poderá ser utilizado para autenticação, vigilância, classificação sensível, decisão trabalhista, investigação ou finalidade distinta sem avaliação, instrumento e controles próprios; reconhecimento de falante em reunião não autoriza clonagem ou síntese de voz.
11.5. É vedado criar, exportar ou empregar voz sintética que se faça passar por participante sem autorização específica e identificação adequada, bem como contornar consentimento, perpetuar template excluído ou combinar biometria entre clientes.
12. Dados sensíveis e contextos regulados
12.1. Reunião poderá revelar saúde, biometria, origem, religião, política, filiação sindical, vida sexual, dados de menores, finanças, credenciais, segredo profissional ou outra categoria protegida, ainda que título e participantes não indiquem previamente essa condição.
12.2. O Cliente deverá aplicar minimização, lista de finalidades autorizadas, restrição de acesso, prazo específico e avaliação de impacto quando o contexto tornar provável conteúdo sensível, podendo a Aivyro exigir instrumento adicional ou desabilitar processamento incompatível.
12.3. Uso em saúde nos Estados Unidos não implica conformidade HIPAA nem relação de business associate; dado sujeito a HIPAA somente poderá ser tratado após BAA válido, escopo aprovado e confirmação operacional escrita.
12.4. Sigilo advocatício, médico, financeiro, trabalhista, investigativo ou de conselho de administração deverá ser preservado por controles do Cliente e da Aivyro conforme seu domínio, inclusive marcação, acesso mínimo, compartilhamento restrito e exclusão apropriada.
12.5. Menores, incapazes, denunciantes, vítimas, candidatos, trabalhadores ou populações vulneráveis exigirão análise reforçada, e o Serviço não poderá ser usado para explorar assimetria, obter consentimento coercitivo ou produzir consequência incompatível com seus direitos.
13. Acesso compartilhamento e exportação
13.1. Acesso a gravação, transcrição e derivados será limitado por organização, função, reunião, finalidade e permissão, não bastando que o usuário pertença ao mesmo domínio ou tenha acesso genérico ao CRM.
13.2. Link público, compartilhamento externo, e-mail, download, incorporação em CRM ou entrega a participante deverá ser autorizado e rastreável conforme o recurso, com expiração, revogação ou autenticação quando o risco exigir.
13.3. O Cliente revisará destinatário, escopo e necessidade antes de exportar, evitando enviar gravação integral quando resumo validado, trecho ou dado minimizado satisfizer a finalidade; exportação não elimina deveres de proteção posteriores.
13.4. Pedido de acesso, correção, oposição, revogação ou exclusão de participante será encaminhado ao responsável competente; a Aivyro prestará assistência razoável no limite do DPA, sem decidir em lugar do Cliente pedido que dependa de relação ou exceção sob controle deste.
13.5. Compartilhamento decorrente de obrigação legal, ordem, investigação ou defesa de direitos seguirá validação de competência, escopo e proporcionalidade, com registro e informação ao Cliente quando permitido.
14. Retenção exclusão e preservação
14.1. Áudio, vídeo, transcrição, diarização, voiceprint, resumo, score, embedding, metadado, log e cópia de compartilhamento terão classes e gatilhos de retenção próprios, definidos no Pedido ou matriz operacional validada.
14.2. Excluir mídia original não implica necessariamente excluir derivado, e excluir interface não comprova descarte de fila, backup ou fornecedor; o processo deverá mapear dependências, propagação, exceções e confirmação alcançável.
14.3. Voiceprint e biometria observarão prazo compatível com finalidade e lei aplicável, incluindo política pública e destruição exigidas onde pertinentes; ausência de uso não autoriza retenção indefinida para eventual conveniência futura.
14.4. Legal hold, investigação, litígio, auditoria ou obrigação regulatória poderá suspender descarte somente sobre material pertinente, com owner, fundamento, escopo, acesso, revisão e liberação documentados.
14.5. No término, exportação e exclusão seguirão a Política de Retenção e o Pedido; prazo não confirmado não será criado por estes Termos, e o Cliente deverá retirar o conteúdo necessário antes do encerramento efetivo.
15. Segurança e incidentes
15.1. Conteúdo de reunião será protegido por medidas proporcionais à sensibilidade, incluindo controle de identidade e acesso, segregação entre organizações, proteção de credenciais, registro de eventos, segurança de transmissão e armazenamento e descarte controlado quando aplicáveis.
15.2. URL de upload, download ou compartilhamento será tratada como credencial quando conceder acesso; usuário não deverá reutilizá-la, publicá-la, incluí-la em ticket aberto ou conservá-la além da finalidade e validade previstas.
15.3. Incidente, exposição indevida, acesso suspeito, arquivo errado, link público, comprometimento de token ou uso incompatível deverá ser comunicado sem demora pelo canal contratual, preservando evidências e evitando alteração que prejudique investigação.
15.4. A Aivyro investigará eventos sob seu controle e notificará o Cliente conforme DPA e lei aplicável, com informações disponíveis sobre natureza, dados, impacto e medidas; confirmação técnica e comunicação regulatória são etapas distintas.
15.5. O Cliente manterá plano próprio para decisões, comunicação a participantes, autoridade, empregador, cliente ou terceiro sob sua responsabilidade, contando com assistência contratada sem transferência artificial de papéis.
16. Direitos de participantes e contestação
16.1. Participante poderá solicitar informação, acesso, correção, oposição, revogação, exclusão ou revisão conforme regime e relação aplicáveis; o canal de recebimento não altera quem é juridicamente responsável por decidir e responder.
16.2. Contestação de transcrição, identidade, atribuição, resumo ou score deverá permitir preservação da versão questionada, registro da correção e prevenção de uso continuado de informação materialmente errada enquanto houver risco relevante.
16.3. Quando a Aivyro receber pedido relativo a dados controlados pelo Cliente, poderá autenticar o solicitante, encaminhar o pedido e aguardar instrução, salvo obrigação direta que exija resposta própria.
16.4. O Cliente não instruirá a Aivyro a ocultar a existência da gravação, impedir direito legítimo, apagar prova sob preservação válida ou manter dado após revogação sem fundamento documentado.
16.5. Custo, prazo e forma de assistência observarão o DPA, a lei e a complexidade, sem cobrança que inviabilize direito obrigatório nem promessa pública de prazo operacional ainda não validado.
17. Uso proibido suspensão e remédios
17.1. É proibido usar captura para interceptação ilícita, espionagem, chantagem, assédio, discriminação, fraude, deepfake malicioso, vigilância clandestina, extração biométrica indevida, violação de sigilo ou contorno de recusa de participante.
17.2. Risco concreto de ilicitude, dano, comprometimento, ordem competente ou violação material poderá justificar bloqueio de gravação, análise, compartilhamento, exportação ou conta, na extensão necessária e com comunicação compatível com urgência e segurança.
17.3. Quando sanável sem risco imediato, a Aivyro poderá solicitar correção, prova de autorização, ajuste de política, exclusão, limitação territorial ou treinamento antes de suspender; reincidência ou gravidade poderá dispensar cura prévia.
17.4. O Cliente indenizará a Aivyro apenas nos limites permitidos e conforme os Termos B2B por reclamação decorrente de instrução, conteúdo ou uso ilícito sob seu controle, sem cobrir falha, negligência, tratamento autônomo ou descumprimento próprio da Aivyro.
17.5. Limitação de responsabilidade não alcançará obrigação inderrogável, dolo, fraude ou hipótese que a lei aplicável proíba excluir, e deverá ser interpretada com o Pedido, DPA e natureza efetiva da conduta de cada parte.
18. Evidência mudança vigência e sobrevivência
18.1. Versão aplicável, aceite, organização, usuário, Pedido, políticas salvas, avisos, logs de decisão, eventos de acesso e alterações materiais deverão formar trilha proporcional, sem que hash ou registro técnico substitua consentimento inexistente.
18.2. Mudança de provedor, modalidade de captura, categoria de dado, finalidade, modelo, território, política de retenção ou compartilhamento que aumente risco exigirá reavaliação e, quando necessário, novo aviso, consentimento, Pedido ou DPA.
18.3. Estes Termos vigoram na data indicada e vinculam a modalidade de gravação, transcrição ou voz quando incorporados ao Pedido ou a aceite válido. A disponibilidade técnica da função não substitui autoridade, aviso, consentimento ou restrição territorial aplicável.
18.4. Obrigações de confidencialidade, segurança, destinação, cooperação, preservação, auditoria, responsabilidade e direitos de participantes sobreviverão ao término pelo período necessário à finalidade ou obrigação que as justifique.
18.5. Nenhuma cláusula constitui promessa de conformidade universal, imunidade, admissibilidade probatória, disponibilidade de recurso ou aconselhamento jurídico ao Cliente; a proteção decorre da aplicação factual dos controles, documentos e leis pertinentes.